Plánovanie online eventu

Plánovanie pred eventom

Definícia cieľov eventu

Príprava každého online eventu, tak ako pri štandardných eventoch, musí začať starostlivým plánovaním. Najprv si zadefinujte ciele a očakávania, ktoré od virtuálneho eventu máte.

• Prečo tento event organizujete a čo tým chcete dosiahnuť?
• Aký typ eventu to je – online seminár / konferencia, online klientský event alebo iný typ online eventu?
• S čím by mali z eventu odchádzať jeho návštevníci?
• Aké skúsenosti nadobudnú na evente?
• Má byť cieľom online eventu zisk alebo splnenie nejakých iných cieľov?

Treba si tiež riadne zadefinovať pre koho idete online event organizovať. Aké sú demografické a iné charakteristiky jeho budúcich návštevníkov?

Čím lepšie si to dokážete zadefinovať, tým lepšie si dokážete virtuálny event pre nich nastaviť.

Vymyslite koncept eventu

Vytvorenie konceptu virtuálneho eventu je to najdôležitejšie na začiatku procesu. Pre mnohých ľudí je online event úplne niečo nové, čo má úplne iné zákonitosti ako klasický event. Začnite si v hlave predstavovať, čo by ste si želali na takomto online evente zažiť. Snažte sa nájsť jednu ústrednú tému eventu.

Skúste si spomenúť na online eventy, kde ste sa zúčastnili ako návštevník.

• Čo sa Vám tam páčilo a čo nie?
• Ako to urobiť inak?

Skúste si všetky Vaše nápady vizualizovať na papieri, zapisujte si všetky drobné podnety, ktoré Vás napadnú.

Zostavte si plán

Žiaden event sa nedá zorganizovať bez riadneho plánu. Virtuálne eventy sa zdajú byť ľahšie na organizáciu, ale je to len zdanie. Vyžadujú však ľudí s inými znalosťami ako riadne eventy.

V pláne si určite, koľko ľudí a aké by mali byť ich kompetencie. Pripravte si riadny časový plán, čo a kedy musí byť pripravené. Nezabudnite na žiaden detail, častokrát úspech eventu spočíva v detailoch.

Urobte si rozpočet

Ak chcete mať jasne stanovené možnosti online eventu, nezabudnite si vopred pripraviť presný rozpočet. V opačnom prípade riskujete, že Vaše výdavky budú prekvapivo (často vyššie) iné a môže sa stať, že event finančne prevýši Vaše možnosti.

Nezabudnite do nákladovej strany rozpočtu zahrnúť napríklad:

• personál
• prenájom virtuálneho štúdia
• prenájom online platformy
• náklady na promo eventu
• prípadne výdavky na spíkrov

Pokiaľ si plánujete za návštevu eventu účtovať od návštevníkov peniaze, naplánujte si realistické číslo návštevníkov. Porovnaním príjmovej a výdavkovej stránky zistíte, či je šanca, aby Váš event bol v pluse, alebo ho budete dotovať.

Logistika virtuálneho eventu

Je dôležité mať správne stanovený dátum virtuálneho eventu, prípadne náhradné dátumy. Pri virtuálnom evente nesúťažíte len s inými eventami odohrávajúcimi sa vo Vašom meste, ale prakticky s každým iným virtuálnym eventom v kyberpriestore. Pokiaľ zistíte, že v daný deň niekto iný pokrýva Vašu tému, je asi lepšie zvážiť organizáciu online eventu na iný deň

Premyslite si formát online eventu

Pri virtuálnom evente je vopred dôležité si zvážiť formát podujatia. Pri konaní klasického eventu ste obmedzení priestorom/ kapacitou, kde sa event odohráva. Pri online evente toto obmedzenie padá a Vy sa musíte rozhodnúť, napríklad:

• Bude na evente hovoriť len spíker k účastníkom, alebo aj účastníci na spíkra
• Ako zabaviť publikum tak, aby bolo viacej vtiahnuté do virtuálneho deja?
• Budú môcť účastníci prechádzať z jednej virtuálnej miestnosti do druhej?

Po zadefinovaní si odpovedí na horeuvedené príklady otázok budete okrem iného vedieť, akú online platformu potrebujete a ktoré funkcie v nej sú pre Vás užitočné. Dôležité je, aby všetko horeuvedené bolo v súlade s cieľom online eventu.

Zistite si potreby v oblasti A/V

Určite chcete, aby si návštevníci zapamätali zážitok z virtuálneho eventu čo najdlhšie. Ku kvalitným zážitkom je treba kvalitnú produkciu. Nie každá spoločnosť zaoberajúca sa A/V však vie, čo kvalitný online event vyžaduje.

Preto je dôležité buď nájsť tú správnu A/V spoločnosť alebo to nechať na agentúru, ktorá takéto online eventy produkuje.

Pri briefe pre akúkoľvek z možností budete potrebovať mať kompletný scenár virtuálneho eventu, z ktorého vyplynie, čo je v oblasti A/V nutné zabezpečiť.

Zvoľte si správnu technológiu

Ako som už spomenul v bodoch vyššie, veľmi dôležitým rozhodnutím pri virtuálnom evente je rozhodnutie ohľadom online platformy, kde sa tento event bude odohrávať.

Dôležité sú:

• kapacity
• možnosti integrácie
• kyberbezpečnosť
• funkcie platformy
• apka platformy
• možnosti chatu

V online priestore existuje ponuka desiatok až stoviek platforiem, od všeobecných až po vysoko špecializované na niektoré funkcionality (napr. výstavníctvo).

Uistite sa, že Vami vybraná platforma má všetky funkcie, ktoré potrebujete a máte zistené koľko bude jej prevádzka stáť.

Obsah eventu

Obsah eventu je to, kvôli čomu ten event organizujete!

Tu je dôležité, aby ste si zabezpečili preverených spíkrov, ktorí majú skúsenosti s vystupovaním v online priestore. Mali by mať od Vás jasne nadefinované očakávania, tiež určený formát prezentácie a čas vystúpenia.

Ak potrebujete nájsť spíkrov ku konkrétnej téme, skúsená online eventová agentúra Vám s tým rada pomôže. Nezabudnite tiež, že návštevníci online eventu si potrebujú aj oddýchnuť. Aj na virtuálnych eventoch môže vystupovať hudobná kapela alebo stand-up komik. Každý poriadny event potrebuje aj moderátora. Pri rozhodovaní o konkrétnych menách však nezabudnite na cieľovú skupinu online eventu.

Dva mesiace do eventu

Promujte online event

Dva mesiace pred virtuálnym eventom je ten správny čas na začiatok reklamnej kampane k eventu.

Požiadajte spíkrov a rôznych influencerov, aby cez svoje kanály na sociálnych médiách umiestnili informácie o Vašom online evente.

Pripravte si a distribuujte informácie pre novinárov. Je dôležité aby sa Vaša cieľová skupina o evente včas dozvedela.

Jeden mesiac pred eventom

Toto je čas, keď by ste Vy a Váš tím mali plne pracovať na príprave eventu.

Zdieľajte s tímom všetky informácie, aby o každej z nich mali vedomosť viacerí ľudia. Pokiaľ je tím väčší, uvažujte o zriadení vzájomnej komunikačnej platformy. Potvrďte si časy a podmienky s každým dodávateľom, zodpovedajte ich otázky týkajúce sa každého detailu. Pokiaľ Vám dodávateľ pošle dohodnutú predfaktúru za svoje služby, je vhodné ju včas uhradiť.

Počas eventu 

Deň Vášho online eventu je konečne tu! Uistite sa, že všetko a každý je na svojom mieste a je pripravený na svoju úlohu. Je to síce len virtuálny event, avšak má dosah možno na stovky rôznych ľudí, či už návštevníkov alebo dodávateľov.

Pokiaľ nemáte na evente konkrétnu úlohu, sledujte jeho atmosféru online a snažte sa vycítiť, ak treba niečo zmeniť v aktuálnom scenári. Nezabudnite na vypýtanie si spätnej väzby od návštevníkov, ktorí Vám ju radi poskytnú.

Po evente 

Nezabudnite si zorganizovať stretnutie s celým tímom, aby ste sa im poďakovali za spoluprácu a tiež vypýtali si od nich spätnú väzbu. Je dôležité si spísať akékoľvek postrehy, nedostatky a podnety skôr než ich zabudnete, zíde sa to pri organizácii ďalšieho online eventu.

Samozrejme, teraz je ten čas si preveriť, či ste online eventom dosiahli stanovené ciele. Ak nie, zistite prečo.

Spracujte celý rozpočet z zistite, v akom stave sú financie. Bol Váš event ziskový, respektíve dosiahli ste plánované čísla na strane nákladov aj príjmov?

Jedna z najdôležitejších vecí je poďakovanie všetkým sponzorom, spíkrom, účinkujúcim alebo spriazneným médiám. Bez nich by Váš event nemohol byť úspešný!

Záver 

Čo dodať na záver? Organizácia virtuálneho eventu nie je triviálna vec. Pokiaľ si na to trúfate sami, držíme Vám palce a určite to zvládnete.

Pokiaľ chcete organizáciu online eventu outsourcovať na niekoho iného, radi budeme s Vami na projekte spolupracovať! Stretneme sa, vypočujeme si Vaše potreby a navrhneme riešenie.

Zdroj obrázkov na stránke: Unsplash.com a EventNaDialku.sk

Na stránke boli použité informácie aj z Helloendless.com